4. Asiakirjat
4.1 Asiakirjastandardi


Käytännön asioita hoitaakseemme meidän on elämämme aikana laadittava monenlaisia tekstejä – asiakirjoja. Asiakirja on - laajasti määriteltynä - kirjallinen tuotos, jolla on oikeudellista merkitystä. Erilaisia asiakirjoja ovat mm. kuitti, velkakirja, valtakirja, anomus, kauppakirja, erilaiset liikekirjeet, hakemus, aloite ja valitus.

Jotta asiakirjojen laatiminen helpottuisi, on kehitetty asiakirjastandardi. Asiakirjastandardin ideana on määritellä tarkoin, mihin kohtaan (rivi ja sarake) A4-kokoiselle paperille asiakirjojen vakiotiedot (esim. lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, päiväys, asiakirjan nimi) laitetaan. Tietysti asiakirjastandardin noudattaminen helpottaa lukemistakin: lukija löytää asiakirjasta tarvitsemansa tiedot nopeasti.

Tässä osiossa harjoittelemme ns. lyhyiden asiakirjojen (valtakirja, velkakirja ja kuitti) ja pidemmistä anomuksen ja raportin laatimista. Tavoitteena on, että asiakirjastandardin käyttämisestä tulee automaatio myös tuleville äidinkielen kursseille ja arkipäivän asioiden hoitamiseen, kirjoitatpa sitten työpaikkahakemusta, ansioluetteloa; referaattia tai elokuva-arvostelua.

Muutamia kaikkiin asiakirjoihin päteviä seikkoja:

  • Sisältö:
Asiakirjan sisältö noudattelee kullekin asiakirjatyypille vakiintunutta jäsentelyä – sisältöä suunniteleessa tarkistetaan asiakirjan laillisuuteen liittyvät vaatimukset ja selvitetään kunkin yksittäisen tapauksen edellyttämät erikoistiedot, esim. verovalitusta laadittaessa voidaan käyttää valmista lomaketta mutta ao. virkamiehillä on velvollisuus antaa pyydettäessä neuvoja asiakirjan laatijalle.

  • Kieli:
Asiakirjan kielen tulee olla täsmällistä ja ehdottoman yksiselitteistä.


  • Pätevyys:
Asiakirjan pätevyyden kannalta tärkeitä kohtia ovat päiväys, allekirjoitus ja todistaminen:
  • Päiväys laitetaan numeroin asiakirjan tunnistetietoihin.
  • Allekirjoitus (ja nimenselvennys) osoittaa kuka asiakirjasta vastaa.
  • Yleensä todistajiksi kelpaa kaksi esteetöntä 15 vuotta täyttänyttä henkilöä, jotka eivät joutuisi osalliseksi mahdollisessa asiakirjaa koskevassa oikeusprosessissa.

Asiakirjastandardin asettelumallin ja siihen liittyvät selvennykset näet tästä.




 © 2002 Tampereen kaupunki